Pentingnya Analisis Jabatan Dalam Organisasi

Dipublikasikan tanggal: 20-04-2017

Menurut Sastrohadiwiryo, 2002:127, bahwa Analisis jabatan terdiri atas dua kata, analisis dan jabatan. Analisis merupakan aktivitas berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen, atau unsur, serta kemungkinan keterkaitan fungsinya. Sedangkan jabatan adalah sekumpulan tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang dan telah dikerjakan oleh tenaga kerja dalam kurun waktu tertentu.

Dari menganalisis sebuah jabatan, akan kita dapati persyaratan apa saja yang harus dipenuhi dimana pekerjaan tersebut dilakukan dan kapabilitas personal yang disyaratkan untuk mencapai kinerja yang maksimal.

Dari kedua paragraph ini, sangatlah mudah dipahami bahwa sebuah analisis jabatan bukanlah sekedar hanya menjelaskan tentang suatu jabatan dalam sebuah Dokumen Anjab, tetapi lebih kepada bagaimana semua pegawai yang memangku jabatan akan memahami batas-batas tugas, tanggung jawab serta wewenangnya untuk menghindari terjadinya overlapping antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lain.

Selain itu, Analisis Jabatan akan menjadi informasi penting bagi Pejabat Pembina Kepegawaian dalam memenej SDM aparaturdalam setiap pengambilan kebijakan untuk menempatkan orang pada suatu jabatan atau pekerjaan tertentu. Namun kenyataannya ada juga organisasi yang tidak merasa perlu untuk membuat uraian jabatan dan spesifikasi jabatan karena beranggapan bahwa semua pegawai pasti tahu apa yang akan di kerjakan.

Hal ini akan membuat masalah baru pada pegawai itu sendiri karena merasa pekerjaan yang dijalaninya tidak sesuai dengan apa yang di bayangkan,selain itu pegawai terkadang merasa tidak menemukan kecocokan antara pekerjaan dengan kepribadiannya sehingga evaluasi karirnya juga menunjukkan hasil yang tidak maksimal.

Seberapa pentingkah sebuah Analisis Jabatan dalam organisasi? Dari membaca beberapa uraian diatas, semua pasti tahu jawabannya. Tanpa analisis jabatan, sebuah perencanaan SDM Aparatur akan gagal total. Tidak akan diketahui secara pasti tentang kapasitas dan kapabilitas aparatur dalam jabatan yang sesuai dengan pendidikan, keahlian serta pengalamannya.

Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Analisis Jabatan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah, pada BAB II Pasal 3 mengamanatkan bahwa Tujuan Analisis Jabatan dilaksanakan untuk penyusunan kebijakan program-program seperti :Pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, ketatalaksanaan;Perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan;Evaluasi kebijakan program pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, ketatalaksanaan dan perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan.

Bagaimana seharusnya menganalisis suatu jabatan dengan baik?Secara sederhana, kita hanya perlu mengenali 2 (dua) elemen penting dalam suatu analisis jabatan, yakni Elemen Job Description dan Elemen Job Specification. Kedua elemen ini penjelasannya sebagai berikut :

1. Job Description

Job Description merupakan suatu catatan yang sistematis mengenai tugas maupun tanggung jawab pada jabatan tertentu, ditulis berdasarkan fakta yang telah ada dan penting sekali untuk dibuat yang nantinya akan berguna untuk:

1. Untuk menghindari terjadinya perbedaan pemahaman;
2. Untuk menghindari terjadinya pekerjaan yang rangkap;
3. Dan Untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab maupun batas wewenang pada setiap jabatan yang diduduki oleh aparatur.

Adapun beberapa hal yang harus dicantumkan didalam Job Description, biasanya seperti di bawah ini:

1. Menidentifikasi jabatan, misalnya seperti: Nama dari jabatan, bagian jabatan dan kode jabatan yang ada didalam organisasi tempat bekerja;
2. Penjelasan mengenai jabatan yang diduduki;
3. Penjelasan mengenai tugas yang dikerjakan pada jabatan tersebut;
4. Penjelasan mengenai hubungan dengan jabatan lain;
5. Pengawasan apa yang perlu dilakukan;
6. Peralatan apa yang digunakan atau diperlukan pada jabatan tersebut;
7. Serta keadaan lingkungan tempat bekerja.

2. Job Specification

Job Specification merupakan persyaratan yang harus dipenuhi oleh aparatur yang akan menduduki suatu jabatan, supaya dia dapat melaksanakan pekerjaannya dengan maksimal.

Adapun beberapa hal yang perlu dimasukan kedalam Job Specification, diantaranya seperti dibawah ini:

1. Persyaratan mengenai minimal pendidikan, pelatihan dan pengalaman kerja yang dimiliki;
2. Persyaratan mengenai wawasan dan kemampuan apa saja yang dimiliki;
3. Persyaratan mengenai jenis kelamin dan umur;
4. Dan yang terakhir persyaratan mengenai kesehatan seperti keadaan fisik dan mental.

Dengan bermodalkan 2 elemen ini, kita sudah bisa menyusun analisis sebuah jabatan dengan baik. Penjabarannya disesuaikan dengan kondisi jabatan sesuai yang ada di instansi kita.

Adapun Analisis jabatan dalam organisasi pemerintah bertujuan untuk mengetahui data dan informasi guna menetapkan :

1. Kuantitas dan kualitas PNS yang diperlukan dalam suatu organisasi;
2. Pengembangan kompetensi PNS melalui pendidikan dan pelatihan;
3. Evaluasi jabatan;
4. Penilaian pelaksanaan pekerjaan;
5. Promosi dan/atau pemindahan; serta
6. Pengembangan kinerja organisasi;
7. Kebijakan lain yang berhubungan dengan kesejahteraan PNS.

Manfaat sebuah analisis jabatan tentu akan terlihat pada kualitas pegawai yang dihasilkan dan dapat dilihat dari pendayagunaan SDM dalam organisasi pemerintah. Pendayagunaan tersebut meliputi fungsi-fungsi perencanaan SDM, rekrutmen dan seleksi, penempatan SDM, pengembangan SDM, perencanaan dan pengembangan karier, pemberian kompensasi, kesejahteraan, keselamatan maupun kesehatan kerja. Perencanaan dan pelaksanaan fungsi-fungsi ini tentunyadidapatkan darisebuah analisis jabatan yang baik dan proses penilaian kerja yang obyektif.

Semoga kerja keras dan upaya kita selama ini, utamanya seluruh Pengelola Kepegawaian di SOPD dapat membuahkan hasil yang luar biasa bagi Kabupaten Pohuwato tercinta dalam Perencanaan dan manajemen Sumber Daya Manusia Aparatur yang lebih profesional menuju Pohuwato Madani 2021. Aamiin.